METHODE
Mit dem Galileo Digital Konzept begleiten wir unsere Kunden bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierung.
Unsere Methodenkompetenz
Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der Projekte teamübergreifend und etappenweise in kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen (Sprints) vorangetrieben werden.
Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der Projekte teamübergreifend und etap-penweise in kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen (Sprints) vorangetrieben werden.
Man plant also nicht gleich den gesamten Projektablauf, sondern konzentriert sich auf genau abgegrenzte Abschnitte innerhalb eines Projektes. Diese Form des Projektmanagements eignet sich für alle Projekte, bei denen es wichtig ist, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.
Diese Form des Projektmanagements eignet sich für alle Projekte, bei denen es wichtig ist, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.
Eben ganz getreu dem Wort agil, das übersetzt so viel wie Wendigkeit und Flexibilität bedeutet. Wer agil handelt, reagiert also proaktiv, schnell und flexibel auf Veränderungen und unvorhergesehene neue Ereignisse.
Definition: Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement beschreibt eine Form des Projektmanagements, bei der auf unvorhergesehene Ereignisse, neue Anforderungen und Veränderungen flexibel und proaktiv reagiert wird. Das betrifft nicht nur die Struktur von Prozessen, sondern auch Organisationen und handelnde Personen selbst.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Die 5 Phasen
Im agilen Projektmanagement steht zu Beginn des Projekts ein Grobkonzept. Das Projektteam verfügt über hohe Toleranzen bezüglich Qualität, Umfang, Zeit und Kosten. Zudem ist der Auftraggeber stark in die Projektarbeit involviert und der Fokus bei der Arbeit liegt vor allem auf dem Ergebnis und der Anwenderakzeptanz. Wirtschaftliche Anforderungen, wie Kostentreue und Erfüllung einer spezifizierten Leistung, spielen natürlich auch eine Rolle, jedoch eine den eben genannten Zielen untergeordnete.
1.
Planung
In dieser Phase werden zunächst das Projekt und das Gesamtprodukt konzipiert und die Bedürfnisse der Endkunden ermittelt. In dieser Phase wird auch festgelegt, wer an dem Projekt arbeiten soll und wer die Beteiligten sind.
2.
Konzeption
In dieser Phase werden die ersten Anforderungen an das Produkt erstellt. Die Teams arbeiten zusammen, um eine Liste mit den Merkmalen des Endprodukts zu erstellen und anschließend Meilensteine für den Projektzeitplan festzulegen.
3.
Erforschung
Bei der Bearbeitung des Projekts wird darauf geachtet, dass die Projektvorgaben eingehalten werden, aber die Teams untersuchen auch Alternativen zur Erfüllung der Projektanforderungen. Die Teams arbeiten iterativ an einzelnen Meilensteinen, bevor sie zum nächsten Meilenstein weitergehen.
4.
Test
Die gelieferten Ergebnisse werden überprüft und die Teams passen sie bei Bedarf an. Diese Phase konzentriert sich auf Änderungen oder Korrekturen, die sich aus der Sicht der Kunden und Mitarbeitenden ergeben. Es sollte ständig Feedback gegeben werden, damit jeder Teil des Projekts den Anforderungen der Endbenutzer entspricht. Das Projekt sollte sich mit jeder Iteration verbessern.
5.
Abschließen
Die erzielten Ergebnisse werden überprüft und die Teams passen sie bei Bedarf an. Das endgültige Projekt wird an den aktualisierten Anforderungen gemessen. Fehler oder Probleme, die während des Prozesses auftreten, sollten überprüft werden, um ähnliche Komplikationen in Zukunft zu vermeiden.
Sind Sie bereit zu starten?
Wir können Ihnen dabei helfen
Ganz gleich, ob Sie eine einfache Aufgabe oder einen komplizierten Prozess digitalisieren möchten.
Was ist Change Management?
Amerikanische Wissenschaftler verwendeten den Begriff Change Management erstmals in den 1930er-Jahren. Eine Kurzdefinition lautet:
„Change Management meint die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen, um Abteilungen oder die gesamte Organisation tief greifend zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu bewegen.“
Wenn Unternehmen nur einzelne Prozesse optimieren, geht es nicht um Change im Sinn der Definition. Beim Change Management werden Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen „tief greifend“ und auf ein konkretes Ziel hin verändert.
Typische Beispiele für Ziele von Change Management:
-
Globale Präsenz:
Sollen wir expandieren? -
Kundenorientierung:
Wie verbessern wir unser Angebot? -
Beweglichkeit:
Wie werden wir schneller?
-
Innovation:
Wie schaffen wir neues? -
Nachhaltigkeit oder Corporate Social Responsibility:
Wie senken wir unseren Ressourcenverbrauch?
Erfolgsfaktoren im Change Management
Betriebswirtschaftliches Know-how, Projektmanagement-Expertise, die richtige Technologie und psychologisches Feingefühl – es braucht eine Reihe unterschiedlicher Elemente, um Change-Projekte zum Erfolg zu führen.
Drei der wesentlichen Erfolgsfaktoren sind:
Spezifische Ziele setzen
Die Umsatzzahlen gehen zurück. Die Vertriebsleitung hält es daher für nötig, das Incentive-Modell zu verändern und ruft ein Change-Projekt aus. Was soll konkret erreicht werden? Wie wird der Erfolg gemessen? Wann soll das Modell eingeführt sein? Damit das Team effektive Maßnahmen entwickeln kann, muss zuerst ein klares Ziel definiert werden. Bewährt haben sich Zielformulierungen, die SMART sind. SMART steht für: spezifisch, messbar, attraktiv und terminiert.
Mitarbeiter*innen beteiligen
Ein Standort schreibt schon lange rote Zahlen und soll mit einem anderen zusammengelegt werden. Das ruft Kritiker auf den Plan. Statt den neuen Kurs nur durchzusetzen, sollten HR- und Projektmanager kritischen Mitarbeiter*innen Gehör schenken. Gut möglich, dass sie wichtige Impulse liefern, warum es sich lohnt, zumindest einige bewährte Strukturen beizubehalten. Da Mitarbeiter*innen direkt von der Veränderung betroffen sind und sie mittragen müssen, kann der Change nur gelingen, wenn sie am Prozess beteiligt werden.
Methodisch vorgehen
Die Verantwortlichkeiten zwischen den verschiedenen Vertriebsteams sollen neu verteilt werden. In den neuen Teams kommt es jedoch zu Spannungen: Alte Privilegien sind weggefallen, manche fühlen sich übergangen oder hätten sich eine andere Position gewünscht. Wie kann die HR nun unterstützen? Solche Situationen sind unübersichtlich und nicht einfach zu lösen. Personaler sollten sich dabei nicht allein auf ihr Bauchgefühl verlassen. Klare Planung und methodisches Vorgehen helfen, solche Herausforderungen professionell zu lösen.
Risiken für den Erfolg im Change Management
Woran könnte Ihr Change-Projekt scheitern?
Drei große Risikofaktoren für ein Scheitern der Veränderung sind:
Unternehmenskultur vernachlässigen
Ein häufiger Fehler ist, Change-Projekte wie normale Projekte zu planen. Die Zusammenlegung von Standorten lässt sich organisatorisch vielleicht innerhalb von Wochen durchführen. Doch die Unternehmenskultur ändert sich nur langsam. Es kann Monate oder Jahre dauern, bis sich die Teams ganz an die neue Situation angepasst haben. Solche Faktoren müssen in der Planung berücksichtigt werden. Gespräche, Coachings und Team Workshops können geeignete Maßnahmen sein.
Keine Prioritäten setzen
Der neue CEO will alles. Er ruft ein Change-Projekt aus, um gleichzeitig mehr Innovation, Kundennähe, Agilität und Expansion zu erreichen. Das Ergebnis: Aufgrund der vielen Veränderungen passieren viele Fehler, die Mitarbeiter*innen sind unsicher und demotiviert. Das Unternehmen verzettelt sich und steht am Ende schlechter da. Wer zu viel Change auf einmal angeht, läuft Gefahr die Situation eher zu verschlimmbessern. Setzen Sie als Führungskraft deshalb zu Beginn jedes Change-Prozesses klare Prioritäten, und verändern Sie einzelne Bereiche schrittweise.
Zu wenig Ressourcen einplanen
Nicht nur das Budget für das Change-Projekt muss stimmen – es braucht auch ausreichend Zeit, Personal und Know-how für die erfolgreiche Veränderung. Nach einer Umstrukturierung brauchen die Mitarbeiter*innen intensive Schulung für neue Aufgaben. Während dieser Zeit können Sie nicht im Tagesgeschäft arbeiten. Führungskräfte sollten eine genaue Bestandsaufnahme durchführen und vorhandene Ressourcen realistisch verplanen. Sonst können die Ziele nicht erreicht werden; der Wille zur Veränderung und die Begeisterung der Mitarbeiter*innen verfliegen schnell wieder.
